28. September 2020

Agile Remote Arbeit in herausfordernden Zeiten

Remote produktiv arbeiten

Remote kann man nicht produktiv arbeiten? In diesem Beitrag geben wir Tipps und Denkanstöße, damit auch die Remote Arbeit zum Erfolg wird. Mit den richtigen Kommunikationsregeln und Tools wie Microsoft Teams, Zoom und Skype ist es leicht auch Remote zusammenzuarbeiten und sich mit den Kollegen effektiv auszutauschen. Kurzfristige Meetings lassen sich leichter abhalten, da die Raumsuche entfällt.

Microsoft Teams

Ein hervorragendes Tool für die Remote Arbeit. Team Channels sind als Sharepoint nutzbar, d.h. man kann Dateien hochladen und Kollegen können diese Dateien in Teams betrachten (PDF) und editieren (Microsoft Office Dokumente). Um Aufgaben und deren Erledigung im Team zu tracken kann man über das Planner Tool (geht nur bei öffentlichen Kanälen) ein Kanban Board hinzufügen.

Um die Online Arbeit persönlicher zu gestalten empfiehlt es sich ein Profilbild zu hinterlegen. Um Netzwerk-Ressourcen zu sparen, sollte die Video Funktion nur verwendet werden, wenn dies zwingend notwendig. Außerdem gehört es zum guten Stil das Mikrofon stumm zuschalten, wenn man nicht gerade spricht. Niemand mag störende Hintergrundgeräusche. Zur Not kann man auch Gesprächsteilnehmer mit Hintergrundgeräuschen selber stumm schalten.

Um die sozialen Bindungen zu pflegen bietet es sich außerdem an 1-2 mal pro Woche ein Social-Event zu organisieren. Bei diesem Social Event darf dann nach Lust und Laune geplaudert werden – gerne auch mit Video. Wenn man Video aktiviert, dann kann man den Hintergrund unscharf stellen oder sogar austauschen. Eigene Bilder z.B. aus dem Urlaub kann man über folgenden Pfad hinzufügen (Ausführen bzw. „Windows-Taste + r“)

%APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads

Während einer Besprechung kann man Dateien hinzufügen, oder ein Whiteboard starten. Dazu muss vorher die App „Microsoft Whiteboard“ aus dem Windows-Store installiert werden.

Team übergreifende Kommunikation

Um die Team übergreifende Kommunikation zu fördern bietet es sich an Single Point of Contacts zu vermeiden. Stattdessen macht es Sinn einen Team-Support Channel zu eröffnen, über den andere Teams ihre Anfrage stellen können.

Auch Termine sollten immer an ganze Teams gestellt werden. Im Scrum Daily kann man dann absprechen, wer an dem Tag anwesend ist, und zu dem Termin gehen kann.

Team interne Kommunikation

Jedem Team sollte für die interne Kommunikation ein eigener Channel zur Verfügung stehen.

Um die anderen darüber zu informieren, dass man gerade abwesend ist, kann man seinen Status aktualisieren und dort eine Nachricht hinterlassen. Alternativ postet man es im Team Channel.

Abstimmungen organisieren

Abstimmungen lassen sich leicht über einen Microsoft Teams Chat realisieren.
Der Moderator postet die Themen und die Teilnehmer voten mit einem „Like“.

Alternativ kann man Tools wie https://www.menti.com verwenden.

Microsoft Whiteboard

Die App ist über den Windows Store kostenlos erhältlich und integriert sich in Microsoft Teams.
Leider funktioniert das nur innerhalb einer Organisation, d.h. wenn man gerade sein privates Tablet mit Stift verwenden will, wird das nicht funktionieren.
Leider gibt es auch (noch) keine Smartphone App.
Besonders gut gefällt uns auch die Lasso Funktion mit der man Objekte selektieren und verschieben kann.

Google Jamboard

Das Google Jamboard ist ebenfalls kostenlos in Form einer Web Applikation [https://jamboard.google.com/] und einer Smartphone App. Außerdem funktioniert Jamboard über Organisationsgrenzen hinweg, so dass man auch sein privates Gerät mit Stift verwenden kann.

Anders als bei Microsoft Whiteboard gibt es leider keine Möglichkeit einmal gezeichnete Objekte zu selektieren und zu verschieben.

Zusätzlich zu der Software gibt es das Jamboard auch noch in einer Hardware Variante für den Einsatz im Unternehmen.

Scrum Daily

Es empfiehlt sich, während dem Daily das Sprint Board auf dem Bildschirm zu teilen. Um eine bessere Transparenz herzustellen sollten zu jedem Sprint Backlog Item auch die darunterhängenden Tasks (der Scrum Guide kennt keine Tasks) erfasst werden. Im Daily sollte gemeinsam der Status besprochen und direkt für alle transparent direkt angepasst werden.

Außerdem sollten für den Tag anstehende Termine koordiniert werden (wer geht zu welchem Termin?).

Um die Team interne Kommunikation zu verbessern macht es Sinn, die Scrum Daily’s auf eine frühe Uhrzeit zu verlegen um organisierter in den Tag zu starten. Nach der Mittagszeit bietet es sich an, ein 2. Daily durchzuführen, um Informationsverluste zu vermeiden.

Scrum Refinement

Wie auch beim Daily sollte der Bildschirm geteilt werden und alle Stories direkt für alle transparent angepasst werden.
Schätzungen sind per Teams Chat möglich (jeder schreibt auf Ansage seine Story Point Zahl), oder man nutzt eine Web Applikation z.B. https://www.pointingpoker.com/ (Start a Session -> Link verteilen).